فرهنگ مصادیق:مدیریت اثر بخش جلسات

از پژوهشکده امر به معروف
(تغییرمسیر از مدیریت اثر بخش جلسات)
پرش به: ناوبری، جستجو
مدیریت اثر بخش جلسات

مقدمه

امروزه عواملی چون بزرگ شدن سازمانها، پیچیدگی ساختار و فعالیتهای آنها، افزایش متغیرهای محیطی تاثیرگذار و... مدیران را ناگزیر کرده است. برای انجام بهتر وظایف و اداره موثر سازمان، از سایر اعضا کمک بگیرند. بدین منظور، مدیران معمولاً جلساتی را تشکیل می‌دهند و با همفکری و تعامل درمورد موضوعهای مطرح شده به تبادل اطلاعات می‌پردازند یا تصمیماتی را به صورت گروهی اتخاذ می‌کنند. تشکیل جلسات نه تنها منجر به تبادل اطلاعات و اتخاذ تصمیمات مطلوب می‌شود بلکه تا اندازه زیادی به بهبود ارتباطات و درک متقابل واحدها از همدیگر نیز کمک می‌کند. البته موارد مذکور در صورتی صادق است که جلسات نیز همانند سایر فعالیتهای سازمانی از مدیریت مناسب برخوردار باشد وگرنه تشکیل جلسات نه تنها به بهبود کارایی و کارآمدی سازمان کمک نخواهدکرد بلکه به عنوان یک غده سرطانی موجب اتلاف منابع و ایجاد تضادهای درون سازمانی خواهد شد. در مقاله حاضر ابتدا تعریفی از جلسه ارائه می‌شود، سپس انواع جلسه و ارکان جلسه همراه با وظایف آنها تشریح خواهدشد در نهایت ضمن معرفی موانع و مشکلات جلسات، توصیه‌هایی را نیز برای اثربخشی جلسات ارائه خواهیم کرد

تعریف جلسه

اگر چه تعاریف به ظاهر متفاوت از جلسه ارائه شده است با این حال، این تعاریف از ارکان مشترکی برخوردارند. جلسه را می‌توان گردهمایی دو نفر یا بیشتر از کسانی تعریف کرد که دارای هدفهای مشترک هستند و ارتباطات (شفاهی و یا کتبی) را وسیله اصلی نیل به این اهداف قرار می‌دهند. (هینز: ۱۳۷۲) به عبارت دیگر، جلسه گروهی از افراد واحدهای مختلف سازمان است که برای انجام وظایف سازمانی مشخص به طور موقت یا دائم دور هم جمع می‌شوند. (VENTERS FELICIA: 2001)

انواع جلسه

جلسات متفاوتی در سازمانها برگزار می‌شود. گاهی هدف از جلسه تبادل اطلاعات و گزارش دهی است، گاهی توجیه و قانع کردن دیگران برای انجام کار و گاهی تصمیم گیری درمورد یک مساله است. دویل و استراوس جلسات را به چهار نوع زیر تقسیم می‌کنند: (دویل و استراوس: 1375)
۱- جلسه حل مساله: عبارت حل مساله برای افراد گوناگون معنی مختلفی دارد. مشکل به موقعیتی اطلاق می‌شود که نتوان آن را تغییر داد. مشکل می‌تواند شامل ابهام درمورد یکسری مقررات جدید، نداشتن نام برای محصول و... باشد، آنچه اهمیت دارد این است که وضعیت موجود باید تغییر یابد. تا تمایلی به تغییر نباشد، مشکل حل نخواهد شد. یک جلسه حل مساله زمانی خوب جواب می‌دهد که تمایل به تغییر در جلسه وجود داشته باشد.
۲- جلسه تصمیم گیری: جلسه حل مسائل، جلسه برخورد با مساله است و الزاماً تصمیم گیری نیست. درحالی که در یک جلسه تصمیم گیری فشار برای تصمیم گیری نهایی است. اگر سازمان از ساختار سلسله مراتبی پیروی می‌کند، جلسه باید تصمیم گیرنده نهایی داشته باشد. قبل از هر جلسه باید اطمینان حاصل شود که همه افراد از نحوه تصمیم گیری آگاه هستند و آن را قبول دارند. در برخی از موارد مدیران قبل از تشکیل چنین جلساتی، تصمیم را خود اتخاذ می‌کنند و از افراد به شکل صوری استفاده می‌کنند. در چنین مواردی بهتر است به جای جلسه تصمیم گیری یک جلسه استفاده از اطلاعات تشکیل شود و مدیر تصمیم خود را بگیرد.
۳- جلسه گزارش دهی و اطلاع رسانی: درصدی از جلسات اداری مخصوص گزارش دهی و استفاده از اطلاعات است. هدف مدیران از برگزاری چنین جلساتی، برقراری اعتماد و حصول اطمینان از انجام کارهاست. مبادله اطلاعات، حکم اکسیژن برای هر سازمان اداری است. از طریق مبادله اطلاعات است که کارکنان می‌توانند مشکل سازمان خود را حل و فصل کنند. یک مدیر از راه مبادله اطلاعات، قادر است از تمام دانشها، اطلاعات، تجربیات و عواطف اعضای خود به منظور پیشبرد اهداف سازمان استفاده کند. در نتیجه عدم اطلاع رسانی، سوءظن دربین اعضاء سازمان پرورش می‌یابد و گاهی به حوادث ناهنجار می‌انجامد. مبادله اطلاعات عمودی که از بالا به پایین صورت می‌گیرد نسبت به مبادله اطلاعات افقی که میان مقامات همسطح جاری است از اهمیت بیشتری برخوردار است. (ماحوزی: 1379)
۴- جلسه ارزیابی (بازخور): پویایی جلسات بازخور، متفاوت از جلسات گزارش دهی است. در چنین جلساتی افراد زیادی اظهارنظر و پیشنهاد ارائه می‌کنند. این گونه جلسات ارزشمند است چرا که هریک از افراد فرصت مشارکت و گوش دادن به نظریات دیگران را دارد. برخلاف جلسات گزارش دهی، جلسات بازخور باید سازمان یافته و برنامه ریزی شده باشد.

ارکان جلسه و وظایف آنها

در رویکرد سنتی اداره جلسه، ارکان جلسه را به سه دسته رئیس، دبیر و عضو جلسه طبقه بندی می‌کنند ولی در رویکرد تعاملی که یک روش جدید در اداره جلسات محسوب می‌شود، به منظور اجتناب از اثر نامطلوب رئیس در جلسه، رکن چهارم به عنوان مجری جلسه اضافه شده است. بنابراین، ارکان جلسه عبارتند از مجری، دبیر، رئیس و عضو جلسه که همگی در یک سیستم خود تصحیحی در جلسه ایجاد تعادل می‌کنند. (دویل و استراوس: 1375)
مجری جلسه عضوی است بی طرف که درنظریات جلسه مشارکت نکرده و در ارزیابی آنها نقش ندارد بلکه نقش او فقط کمک به گروه در متمرکزساختن انرژیها در زمینه وظایف، جلوگیری از برخورد شخصی در گروه و ایجاد فرصت مشارکت برای کلیه افراد است. در روش سنتی، رئیس جلسه همزمان اداره کننده جلسه نیز محسوب می‌شود. ولی در روش تعاملی، رئیس، جلسه را اداره نمی‌کند بلکه عضو فعال آن است. رئیس تمام تصمیمات نهایی را می‌گیرد. درصورتی که پیشرفت جلسه رضایت بخش نباشد، می‌تواند محدودیتهایی وضع کند و درمورد نقطه نظرات خود به طور فعال بحث کند. رئیس می‌تواند اعضای گروه را به قبول وظایف ترغیب سازد و یا ترتیب جلسه دیگر و با گروه دیگر را بدهد و یا با رسانه‌ها در تماس باشد.

موانع و مشکلات جلسات

جلسات یکی از پیچیده‌ترین فعالیتهایی است که انجام می‌پذیرد. موفقیت و شکست آنها درگرو تجزیه و تحلیل آنچه انجام شده و انجام نشده است. محققان موانع و مشکلات جلسه را در۱۳ عنوان طبقه بندی می‌کنند. (دویل و استراوس: 1375)
۱- توجه اعضای جلسه به موضوعهای مختلف در یک زمان: جلسه ترکیبی از افراد متعدد است و هر فرد دارای علائق، مشکلات و اولویتهای خاص خود است. بنابراین طبیعی است که به هنگام جلسه، ذهن هریک از حضار به مورد خاصی معطوف شود. یکی از مهمترین موانع جلسات، همین موضوع است.
۲- مغشوش شدن موضوع جلسه با فرایند آن: برای رسیدن به یک مرکز توجه مشترک، گروه باید برروی آنچه که باید در جلسه بحث شود و همچنین چگونگی این بحث به توافق برسند. تمایز بین محتوی (مشکل، عنوان یا صورتجلسه) و فرایند (روش، متد)، دشوار اما حیاتی است و عدم توجه به آن یکی از علل عدم موفقیت جلسات است.
۳- برخورد شخصی و مشکل تراکم گفتگو در جلسه: اغلب افراد تمایل دارند به سرعت به جریان گفتگوی جلسه واردشده و نقطه نظرات خود را مطرح کنند. این موضوع منجر به بروز مشکل تراکم گفتگو در جلسات می‌شود که خود منجربه منحرف شدن جلسه از هدف اصلی خود می‌گردد. برای حل این مشکل، لازم است که فردی جریان متعادلی از مکالمه را برقرار کرده و افراد را از برخوردهای شخصی با یکدیگر برحذر دارد.
۴- روشن نبودن نقش‌ها و مسئولیت‌ها: یکی از مهمترین موانع جلسات موثر، روشن نبودن مسئولیتها و نقشهای افراد شرکت کننده در جلسه است. تنها راه حل این موضوع تعریف دقیق نقش و مسئولیت هریک از حضار جلسه، قبل از تشکیل آن است.
۵- سوء استفاده از قدرت توسط رئیس جلسه: وقتی مدیر در موضوع جلسه‌ای ذینفع است، تقریباً غیرممکن است آن را بدون مداخله و دستکاری اداره کند. حتی اگر مدیر نخواهد گروه را تحت تاثیر خود قرار دهد با اشارات غیرکلامی از افرادی حمایت می‌کند که از عقاید او دفاع می‌کنند. تجربه نشان داده است که مدیرانی که جلسات را خود اداره می‌کنند، تمایل دارند که فعال‌ترین فرد جلسه باشند و تقریباً ۶۰٪ از وقت جلسه را به خود اختصاص می‌دهند. به همین علت مشارکت افراد در جلسه پایین می‌آید. بنابراین، در بیشتر جلسات سازمانهای سلسله مراتبی که با روش سنتی اداره می‌شوند. مدیر با بیشترین اختیار و قدرت تصمیم گیری معمولاً رئیس جلسه است که نقشهای متعددی را در یک لحظه ایفا می‌کند. مثل مسابقه‌ای که یک فرد هم داور و هم کاپیتان تیم است. راه حل این مشکل جداکردن نقش فرایند از نقش قدرت و تصمیم گیری است. بدین ترتیب که مدیر مسئولیت تصمیم گیری و درگیر شدن با موضوع را بپذیرد و وظایف مربوط به فرایند را به فرد دیگری (مجری) تفویض کند.
۶- گرایش افراد به یکسان فکرکردن: جنیس (JANIS) یکی از صاحبنظران موضوع، تمایل گروه‌ها برای یکسان فکرکردن را "گروه فکری" می‌نامد.
۷- مشخص نبودن اهداف و انتظارات: یعنی برای افراد جلسه مشخص نباشد که چرا دعوت شده‌اند و چه کاری باید انجام دهند.
۸- وجود مشکلات و مسائل حل نشده‌ای درمورد قدرت و اختیار: یعنی مشخص نباشد که آیا افراد جلسه قدرت تصمیم گیری دارند یا خیر.
۹- اجتناب از مساله: افراد جلسه معتقد باشند که هیچ مشکلی وجود ندارد.
۱۰- نگرش منفی: افراد جلسه باور داشته باشند که نمی‌توانند درمورد مساله کاری انجام دهند و تلاش برای حل آن زیرسوال باشد.
۱۱- مشکل ارتباطی: افراد جلسه به صحبتهای دیگران گوش نکنند و یا از صحبتهای آنها چیزی متوجه نشوند.
۱۲- عدم وجود محیط مناسب: فضای جلسه به صورتی باشد که افراد نتوانند به راحتی صدای دیگران را بشنوند و یا آنها را ببینند.
۱۳- تضادهای شخصی و فقدان صداقت در جلسه: همچنین یک بررسی که از ۶۳۵ نفر مدیر به عمل آمده، نشان می‌دهد که مدیران از ۷۵٪ جلساتی که در آنها حضور یافته‌اند ناراضی بودند. دلایل نارضایتی آنان و میزان فراوانی هر یک در جدول زیر خلاصه شده است. (هینز: 1372)

خصوصیات جلسه

درصد نارضایتی
خارج شدن بحث از موضوع جلسه 83%
آمادگی ضعیف 77%
مشخص نبودن اثربخشی 74%
نشنیدن مطالب 68%
پرحرفی شرکت کنندگان 62%
طول مدت جلسه 60%
فقدان اشتراک مساعی 51%

توصیه‌هایی برای اثربخشی جلسات

جلسات بی حاصل احتمالاً بزرگترین عامل اتلاف وقت در موسسات دولتی و بازرگانی است. نتایج یک بررسی که در مجله وال استریت به چاپ رسیده است، نشان می‌دهد که در نقاط مختلف جهان، مدیران عالی و میانی سازمان‌ها به طور متوسط در هفته حداقل ۱۷ ساعت از وقت خود را در جلسات سپری می‌کنند. این در حالی است که آنها اظهار می‌کنند تنها ۵۶٪ از جلساتی که در آن حضور داشتند مفید بوده و بیش از ۲۵٪ جلسات غیرضروری بوده و می‌توانست از طریق مکالمه تلفنی یا ارسال یک یادداشت این کار انجام گیرد. باتوجه به این آمار و ارقام می‌توان اظهار کرد که اگر جلسات زائد در سازمان‌ها حذف شود، حداقل ۲۵٪ از زمانی که صرف جلسات می‌شود کاهش می‌یابد و همچنین می‌توان با مدیریت اثربخش بقیه جلسات (۷۵٪ جلسات ۲۰٪ (دیگر از زمان صرف شده در جلسات را کاهش داد. در نتیجه با برگزاری جلسات اثربخش می‌توان زمان صرف شده توسط مدیران در جلسات را از ۱۷ ساعت در هفته به ۱۰ ساعت کاهش داد. (JIM HICKMAN: 1999) جلسات بخش ناگزیری از محیط‌های کاری مدرن است ولی برگزاری آنها باید ضروری تشخیص داده شود و مفید باشد در غیر این صورت به هیچ وجه نباید جلسه تشکیل شود. از ۸ توصیه برای اثربخشی جلساتتان استفاده کنید. (WIGGINS DAVE: 2001)
۱- اهدفتان را مشخص کنید: برای برگزاری جلسه باید اهداف مشخص و واضحی داشته باشید. به عبارت دیگر آیا هدف شما از تشکیل جلسه تصمیم گیری درمورد موضوعی یا حل مشکل، آموزش، اطلاع رسانی و غیره است. هرنوع جلسه‌ای که می‌خواهید تشکیل دهید باید اطمینان حاصل کنید که همه افراد شرکت کننده در جلسه درباره موضوع جلسه اتفاق نظر دارند، به عبارت دیگر موضوع جلسه باید برای همه افراد روشن و واضح باشد. برگزاری جلسات بدون اهداف مشخص و روشن، تلف کردن وقت گرانبهاست.
۲- دستور جلسه تنظیم کنید: تقریباً دلیل شکست همه تلاش‌ها ناشی از عدم برنامه ریزی آگاهانه است و جلسات نیز از این قاعده مستثنی نیستند. قبل از اینکه هرکسی موضوعی را به جلسه تحمیل کند. یک دستور کلی برای جلسه تهیه کنید. به عبارتی، فهرست همه موضوعهایی که نیاز به بحث درباره آنها هست و مقدار زمانی که هریک از موضوعها به خود اختصاص خواهد داد، مشخص کنید.
۳- شرکت کنندگان در جلسه را محدود سازید: معمولاً وقتی تعداد شرکت کننده افزایش می‌یابد، جلسه کم بازده می‌شود. بنابراین، موقع تصمیم گیری در مورد تعداد افراد شرکت کننده در جلسه، سخت گیر باشید. اینکه چه کسانی باید به جلسه دعوت شوند بستگی دارد به توانایی افراد در کمک به موضوع جلسه و نیاز افراد به آگاهی از موضوعهایی که در جلسه مطرح می‌شود. مدیر باید افرادی که قادر نیستند نظر قاطع بدهند آنها را به جلسه دعوت نکند. همچنین مدیر باید اطمینان حاصل کند که آیا حضور همه شرکت کنندگان درتمام طول مدت جلسه واقعاً ضروری است. اگر چنین نیست، به جای اینکه برخی افراد در کل زمان جلسه حضور داشته باشند می‌توان آنها را به عنوان شرکت کنندگان نیمه وقت در جلسه دعوت کرد.
۴- بر موضوعهای دستورجلسه تمرکز کنید: معمولاً جلسات موقعی مفید و اثربخش می‌شود که توجه افراد به موضوعهای دستورجلسه تمرکز شود. موقعی که جلسه از موضوع اصلی خود منحرف شد و افراد درباره موضوعهای غیرمرتبط صحبت می‌کنند، باید رئیس جلسه به طور سریع و مو دبانه جلو ادامه این صحبت‌ها را بگیرد.
۵- وقت شناس باشید: اگر قرار است جلسه‌ای در ساعت ۸ شروع شود، آن را درست سر ساعت ۸ شروع کنید. برخی افراد عادت بدی دارند و دیر به جلسه می‌آیند. اینکار باعث می‌شود افرادی که سر وقت در جلسه حضور یافته‌اند منتظر آنهایی باشند که بدقول و بی ملاحظه هستند. وقتی افراد بدانند که جلسه به موقع شروع می‌شود در آن صورت اغلب سر وقت به جلسه خواهند رسید.
۶- زمان اتمام جلسه را تعیین کنید: جلسات نه تنها باید به موقع شروع شود بلکه باید به موقع نیز تمام شود. معمولاً محدودیت زمان یک احساس فوریت ایجاد می‌کند و این باعث می‌شود افراد شرکت کننده در جلسه بر روی موضوع‌های جلسه تمرکز شوند و از صحبت‌های بیهوده اجتناب کنند.
۷- زمان جلسه را تعیین کنید: بهترین زمان برای برگزاری جلسات ساعت ۱۱ صبح و ۴ بعدازظهر است. احتمال تمرکز افراد به موضوعهای جلسه، قبل از ناهار و دور و بر زمان اتمام کار بیشتر است. با وجود این، سعی کنید از برگزاری جلسات درست بعداز ناهار اجتناب کنید. بیشتر افراد بعداز صرف ناهار با کاهش انرژی مواجه می‌شوند. همچنین بهترین زمان برای تعیین وقت جلسه بعدی، پایان جلسه است. به جای اینکه برای اعلام جلسه آتی از دعوت نامه یا تلفن استفاده کنید، موقعی که همه افراد در جلسه هستند، زمان و مکان جلسه بعدی را تعیین کنید.
۸- جلسه را بدون وقفه اجرا کنید: هرگز اجازه ندهید در جلسه وقفه‌ای ایجاد شود مگر اینکه وضع اضطراری به وجود آید. هر دقیقه وقفه‌ای که در جلسه ایجاد می‌شود، یک دقیقه از وقت گرانبهای هریک از افراد شرکت کننده در جلسه هدر می‌رود؛ بلند شوید و ایستاده صحبت کنید، اگر شما نیازمند یک جلسه کوتاه هستید که بیش از ده دقیقه به طول نمی‌انجامد سعی کنید ایستاده جلسه را اجرا کنید. یک رابطه‌ای بین راحت بودن و بیشتر صحبت کردن وجود دارد و افراد درحالت ایستاده نسبت به حالت نشسته احساس راحتی کمتری می‌کنند .مکان مناسبی برای جلسه انتخاب کنید، محل جلسه بر روی چگونگی کارکرد جلسه تاثیر دارد. محل مناسب جلسه، جلسه خوبی را تضمین نمی‌کند، اما اتاق جلسه نامناسب به بدشدن جلسه کمک می‌کند. در انتخاب مکان جلسه راحتی رفت و آمد اعضا، محیط و فضای جلسه از لحاظ سروصدا، نور، دما و تمرکز حواس را موردتوجه قرار دهید. (نصر اصفهانی: 1379)

جمع بندی

با گسترش و پیچیده تر شدن ساختارها و فعالیتهای سازمانها، شیوه تشکیل جلسات و اداره موثر آنها نیز پیچیده تر شده و خود به عنوان فن و مهارت خاصی درآمده است که سطوح مختلف مدیران ناگزیر از اکتساب این فن و مهارت هستند. آشنایی با فنون و روشهای تشکیل جلسه و استفاده موثر از آن به عنوان یکی از عوامل موفقیت و نفوذ مدیران در سازمان درآمده است.
عدم موفقیت جلسات معلول عوامل متعددی است که در مجموع در چگونگی اعمال مدیریت خلاصه می‌شود. برنامه ریزی قبلی، تهیه به موقع دستور کار، انتخاب اعضای مناسب و کارآمد، تخصیص مکان و تسهیلات لازم، زمان مناسب، استفاده موثر از وقت، تعیین اهداف جلسه، تبیین مسائل و مشکلات در جلسه، تعیین ضوابط و مقررات برای مدیریت جلسه و ارزشیابی جلسه از عوامل موثر در بهبود کیفیت و اثربخشی جلسات محسوب می‌شود. نیل به مقصد مذکور مستلزم تجهیز مدیران به روشهای مناسب اداره جلسات است .

منبع

برگرفته از ماهنامه تدبیر، مقاله مدیریت اثربخش جلسات، با اندکی تغییر و تلخیص

منبع: معاونت طرح وبرنامه دانشگاه فردوسی مشهد - تاریخ برداشت :۹۵/۲/۱۲