فرهنگ مصادیق:برگزاری جلسات بی فایده

از پژوهشکده امر به معروف
پرش به: ناوبری، جستجو
برگزاری جلسات بی فایده

نویسنده : مرتضی نثاری؛ کارشناس تشکل‌های دینی تبلیغات اسلامی شهریار

آسیب شناسی جلسات اداری

یکی از مسائل جاری مؤسسات دولتی این است که تعداد جلسات اداری با موضوعات مختلف اعم از اداری، فنی، آموزشی، پژوهشی و غیره خیلی زیاد، ولی بازده آنها کمتر است . یا میان تعداد جلسات و نتیجه جلسات تناسب وجود ندارد.
در بیشتر سازمان‌ها و ادارات ، اکثر اوقات مدیران با جلسات درون سازمانی و یا برون سازمانی پر شده است در حالیکه خود همین مدیران به علت بازده کمتر و پائین تر از حد مورد نظر جلسات، اعتقادی به این گونه جلسات ندارند.
علل یا عواملی که به احتمال زیاد موجب این مساله می‌تواند باشد و برخی پیامدهای آن به طور خلاصه به شرح زیر است:

برگزاری جلسه به هنگام کار و در نتیجه انجام کار در وقت جلسه

برخی اوقات دایر کردن جلسات به اندازه‌ای به تأخیر می‌افتد که زمان عمل فرا می‌رسد. از این رو مدیران به جای اینکه جلسات مناسبی در موعد مقرر و مناسب دایر کنند، با شتاب زدگی به برگزاری جلسه اقدام می‌کنند و با تشکیل آن در صدد حل و فصل مشکلی بر می‌آیند و بالتبع نتیجه مطلوب از آن نمی‌گیرند.

عدم نظم و اداره صحیح جلسات

جلسات غالباً با تأخیر زمانی قابل ملاحظه‌ای از جانب اعضا و شرکت کنندگان شروع می‌شود. برخی مدیران به مسئول دفتر خود می‌سپارند که وقتی همه آمدند او را با خبر کنند تا در جلسه حاضر شود و چون همیشه کسانی هستند که با تاخیر به جلسه می‌آیند لذا خود مدیر نیز تا آن حد با تأخیر در جلسه شرکت می‌کند.
علاوه بر آن در داخل جلسه نیز زمان زیادی صرف مباحث حاشیه‌ای و نامربوط می‌شود.بنابراین بجای گرفتن نتیجه مطلوب، بحثهای کناری به ابهامات افزوده و سوء تفاهمات بیشتر می‌شود.

عدم همکاری لازم

برخی اوقات، افرادی که نظر شخصی آنها در جلسه مورد پذیرش قرار نمی‌گیرد پس از اتمام آن و حتی امضاء صورتجلسه، در نظر شخصی خود اصرار داشته و سعی در اثبات حقانیت نظر خود و بطلان نظر تصویب شده دارند لذا همکاری لازم را به عمل نمی‌آورند.

پیگیری نکردن مصوبات

بسیاری از اوقات تصمیم‌های اتخاذ شده در جلسات توسط مسئولان مربوطه مورد پیگیری قرار نمی‌گیرد و به تعهدات ناشی از آن اهمیت لازم داده نمی‌شود و خود این امر بی اعتقادی عمومی نسبت به جلسه را تشدید می‌کند.

فقدان دستور جلسه

فقدان دستور جلسه نیز موجب می‌شود که افراد بدون آمادگی نظری قبلی در جلسه شرکت کنند و در نتیجه حضور فعالی نداشته باشند.

هدر رفتن بودجه

فرصت انجام کار با شرکت در جلسات بی فایده از دست می‌رود و علاوه بر آن وقت و انرژی زیادی ناشی از این جلسات بی خاصیت به هدر می‌رود.

تضعیف مدیر

مدیر سازمان به خاطر بیهودگی و بیتیجه بودن جلسات، به تدریج جایگاه شایسته خود را - به عنوان کسی که توان اداره مطلوب جلسات را ندارد- از دست می‌دهد.

بی اعتمادی ارباب رجوع

متاسفانه برخی کارکنان صحبت‌های دوستانه و نیمه رسمی خود را تحت عنوان « جلسه » نام می‌برند و این امر وقتی مورد اطلاع ارباب رجوع قرار می‌گیرد، موجب می‌شود که ارباب رجوع نیز نسبت به اصل جلسه دچار تردید شود. [۱]

راه حل موضوع

۱- زمانبندی
جلسات باید از نظر زمانی و مکانی در موقعیت مناسبی تشکیل شوند. به نحوی که هم جلسات فایده داشته باشند و هم به واسطه تشکیل جلسات مثلاً در اول صبح، باعث اختلال در انجام وظائف روزمره نشود.
۲- نظم جلسات
جلسات را باید به موقع و سر وقت تعیین شده شروع کرد و حتی نباید منتظر افراد غایب شد. زیرا در این صورت افراد وقتشناس هم به تاخیر مثلاً ده پانزده دقیقه‌ای عادت می‌کنند. لازم به توضیح است که تأخیر خود رئیس جلسه از تاخیر اعضا مخرب تر است. [۲]
۳- تعیین دستور جلسه
مطالب مورد نظر در جلسات حتماً باید قبلاً به عنوان دستور جلسه به اطلاع شرکت کنندگان رسیده باشد. تا با اطلاع قبلی و آمادگی نظری اولیه در جلسه شرکت کنند. اگر این کار صورت نگیرد وقت قابل توجهی از جلسه صرف همین کار خواهد شد. [۳]
۴- پیگیری مصوبات
تصمیمات اتخاذ شده در جلسات باید توسط مدیریت به دقت پیگیری شده، اجرای کامل مصوبات جلسه و حاصل کار به اطلاع عموم کارکنان و به ویژه شرکت کنندگان در جلسات تصمیم گیری رسانده شود.
۵- داشتن اطلاعات
اطلاعات یکی از لوازم بایسته اکثر جلسات است. بنابراین باید ترتیبی داده شود که سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان ایجاد شود تا اینکه اطلاعات مورد نیاز به طور ساختار در سازمان جمع آوری شده و در موعد لازم مورد استفاده قرار گیرد. [۴]
۶- تدوین صورتجلسه
جلسه باید منتهی به جمع بندی و تدوین صورتجلسه شود و گرنه پس از مدتی، حتی خود شرکت کنندگان نیز مفاد مربوط را فراموش خواهند کرد. صورتجلسه لازم نیست که حتما جرئیات را در برگیرد چون در این صورت زمان آماده سازی آن طولانی شده و موجب می‌شود افراد آن را به دقت مطالعه نکنند.
همچنین باید به خاطر داشت که صورت جلسه باید هرچه زودتر و حداکثر ظرف ۴۸ ساعت تهیه و توزیع شود. [۵]
۷- ریاست جلسه
جلسه باید از یک رئیس خوب برخوردار باشد، رئیسی که با مهارت تمام جلسه را اداره کند و همه چیز را مد نظر داشته باشد. او باید هم مواظب وقت جلسه باشد و هم فرایند مباحث را هدایت کند و هم اینکه افراد را کارگردانی کند. او باید مواظب تنش‌های جلسه باشد. [۶]
۸- اداره جلسه
در زمان اداره جلسه باید خونسرد و آرام بود ، با همه اعضای جلسه رفتار مؤدبانه داشت و از تحقیر کردن اعضا خودداری کرد.
همیشه به موضوع مورد بحث بپردازید و وارد موضوعات شخصی نشوید. از سایرین باید منظم تر و در مورد موضوع جلسه مطلع تر باشید. با همه و حتی کسانیکه نقطه نظرهایشان را قبول ندارید منصفانه رفتار کنید.[۷]
در خاتمه نکات چندی در رابطه با اداره اثربخش جلسات تقدیم می‌گردد:
در نظر داشته باشید که هر جلسه هدف خاصی دارد.
از دستور جلسه استفاده کنید.
دستور جلسه را قبل از برقراری جلسه توزیع کنید.
فقط از کسانی دعوت کنید که لازم است در جلسه باشند.
ضرورت هر جلسه را ارزیابی کنید.
در صورت رای گیری فقط یکبار رای گیری کنید.
تعداد افراد جلسه را محدود کنید. اداره جلسات بزرگ با بیش از ۱۰ نفر مشکل است.
از ابتدای جلسه به فکر جمع بندی آن باشید.
در خصوص جمع بندی جلسه از دیگران نظرخواهی کنید.
از توجه بیش از حد به یک یا چند نفر به طور وضوح و تائید نظرات آنها به صراحت، خودداری کنید تا تأثیر منفی بر دیگران نداشته باشد. [۸]

پانویس

  1. میر محمد سید عباس زاده،مسائلی در مدیریت دولتی ایران، انتشارات دانشگاه ارومیه: ۱۳۷۸ ،صص۱۰۵-۱۱۰
  2. مرتضی محمدفر، اصول مدیریت و رهبری، انتشارات سرنا، بهار ۱۳۷۱- ص ۳۴۴و۳۴۵
  3. جان لاکت، مدیریت اثربخش- ترجمه سیدامین علوی، انتشارت مرکز آموزش مدیریت دولتی، ۱۳۷۴،ص ۱۲۹
  4. میر محمد سید عباس زاده،همان ، صص ۱۱۰-۱۱۳
  5. جان لاکت، همان ، ص ۱۳۴و۱۳۵
  6. همان ، ص ۱۳۰ و ۱۳۱
  7. لورن بلکر، مدیر تازه کار؛ ترجمه احمدرضا اشرف العقلایی، انتشارات موسسه ایران،چاپ دوم،بهار۱۳۷۷، ص۱۹۶
  8. کارناهان، هوفمن و شرنی، بهبود اثربخشی مدیریت، ترجمه دکتر سیداکبر میرحسینی و دکتر بهروز دری، نشر مرندیز، ۱۳۷۲،ص۶۷
منبع: وب سایت سازمان تبلیغات اسلامی - تاریخ برداشت :۹۵/۲/۱۲